予約システムを上手に使いこなそう!

管理権限を限定してセキュリティ強化!大切な顧客情報・予約情報を守るオススメ機能のまとめ

Keiko Ogino

予約システムセキュリティ機能のご紹介

予約システムChoiceRESERVEのセキュリティについては、「セキュリティへの取り組み」でもご紹介をしておりますが、機能軸でセキュリティに関するオススメ機能をまとめました。

予約お知らせメールをスタッフ別に切り分ける

「メニュー毎メール設定(Pro 有料オプション)」

ChoiceRESERVEでは予約が入ると、管理者宛にメールでお知らせできます。
その時、メーリングリストを利用して複数スタッフ宛にメール配信することも可能ですが、その予約担当スタッフのみに、メールを配信できる機能です。
例えば、A講師に予約が入ったときは、B講師、C講師には予約お知らせメールを配信せず、A講師のみに予約お知らせメールを配信」といった運用が可能となります。

 

管理画面の権限をスタッフ別に切り分ける

「サブ管理者登録機能 (Pro 標準機能)」

管理者毎にログインIDとPWを付与し、各管理者は制限された範囲内で管理画面を使用することができます。
制限できる管理機能は
・コンテンツ管理
・メール配信
・予約情報
・会員情報
にまります。

さらに予約情報・会員情報へのアクセスに関しては
・権限なし
・閲覧のみ
・編集
・CSV操作
と、細かく制限をすることが可能です。

個人情報が含まれる会員データの編集権限は特定のスタッフにのみ管理権限を与えることで、厳格に情報管理を行う体制を構築できます。
例えば、アルバイトスタッフのアカウントは予約情報閲覧のみを許可し、コンテンツや顧客情報の編集・一括CSVダウンロードを制限するといったようなことができるようになります。
また、「いつ」「どのログインIDで」管理画面へアクセスしたかを管理することで、不正ログイン抑止にもつながります。
退職者など不要になったサブ管理者IDはこまめに削除する、必要のないスタッフには「CSVダウンロード」権限を付与しない等の運用面でのてっていも、セキュリティ強化には大切な要素となります。

「限定サブ管理者機能 (Pro 有料オプション)」

前述の「サブ管理者登録機能」が、全ての予約メニューに有効な管理権限であるのに対し、この機能は一つの予約メニューに対して限定スタッフのみが、管理できる機能です。
例えばスタッフが、自身の担当するサービス入った予約情報のみを管理することが可能になります。 オンライン英会話など、複数の講師が管理画面にアクセス・予約状況を確認する際、他の講師の予約情報や顧客情報へのアクセスを完全に制御することができます。

決められた場所から管理画面へのアクセスを許可する

「固定IPアクセス制限機能 (Pro 有料オプション)」

管理画面へのアクセスをIPアドレスで制限をします。
例えば、管理画面へのアクセスを社内のみにとどめ、自宅や他社からアクセス禁止にすることができ、セキュリティをより強化します。
※ 管理画面にアクセスしていただくインターネット回線が固定IP契約されている場合に限ります。

最後に…

機能軸でのセキュリティ強化をご紹介いたしましたが、他にも
・定期的なパスワードの変更
・「ログイン履歴が管理画面に残る」ことを周知し不正を抑制
・サブ管理者には必要以上の権限を与えない
など、運用面でもセキュリティ強化をすることを、ご提案しております。

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Keiko Ogino

リザーブリンクや予約管理システム「ChoiceRESERVE」を通して皆様のビジネスのお手伝いできることや、お客様とのつながりを作るきっかけを、毎日考えています(*^^*)

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