セミナー・展示会

「課題視点の予約管理システム活用セミナー」開催レポート![2017年12月6日]

リザーブリンク広報担当

予約管理システムChoiceRESERVE:ワークショップ今回は2017年12月6日(水)に開催しました「課題視点の予約管理システム活用セミナー」についてレポートいたします!

日頃よりChoiceRESERVEをご利用いただいているお客様を対象に、15社・16名の方に足を運んでいただきました。ご参加いただいた企業様の予約対象のキーワードとしては、「社内健康診断」「社内向け研修」「観光ツアー」「貸し会議室」「ヨガスタジオ」「バレエ教室」「ブライダルジュエリー」「ウェディングサロン」「工場見学」「マンツーマン英会話スクール」など様々で、同様に皆様のご所属部署・お立場も「マーケティング」「広報」「宣伝部」「システム部」、「代表取締役」「理事」「取締役」「受付事務」「総務」の方々に幅広くお越しいただきました。

弊社より予約管理のポイントを3つご紹介

予約システム セミナーの様子
1:予約受付メールがデフォルトのままになっていませんか?

■件名:予約手続き完了しました
■本文:
—————————————————————–
このメールは浜松銀行来店相談予約システムより自動的に配信されています。
ご返信いただいてもお答えできません。ご了承ください。
—————————————————————–

予約太郎 様

ご予約ありがとうございました。
お客さまのご予約内容は下記のとおりです。

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ご予約内容
————————————————–
【ご予約番号】
10111
【ご予約内容】
[浜松店]住宅ローンの相談
【ご予約日】
20XX/11/11 (日)
【 時 間 】
11:00
【予 約 数】
2名様
【ご相談内容】
3月に戸建てを購入予定です。ローンについてわからないことが多いので、相談させてください。
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お申込者様
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【お名前】
予約太郎

このメール内容で問題に感じる点
■冷たい印象。おもてなし感ゼロ。
サービスのブランドにもよるかとは思いますが、
件名は「ご予約ありがとうございます!」「ご予約が確定いたしました!」
文面には、「お客様にご満足いただけるよう、いただいたご相談内容をもとに、準備を進めてまいります。当日はもう少し詳しいヒアリングをさせていただいた上で、お客様のご状況にできるだけ添ったプランをご提案させていただきます。
当日のご来店を楽しみにお待ちしております。」
と、少し文面を変えていただくだけで、だいぶ印象が変わりませんか?

■浜松店がどこにあるのか分からない。
当日、ホテルや、レストランに行くとき、皆さんは何を参照して、現地までたどり着きますか?
例えば、私の場合ですと以下のようなケースが多いです。
◎予約確定メールコピーして作ったGoogleカレンダーの予定→Googleマップへ。(Googleの場合、自動でカレンダーとマップに書き込みされる場合もあり)
◎予約確定メールをスマホで見て、住所をコピー→地図アプリに貼り付け、または地図のリンクをクリックして、直接地図アプリへ。

ところが、上記の自動配信メールですと、地図や住所の情報がどこにも入っていません!
以前、高速バスの予約メールに住所や地図リンクが全くなく、ブラウザで検索して、やっとの思いで複数ある集合場所の中から、自分の集合場所を探し出した経験があり、サービスをご提供されている皆様には、ぜひ住所・地図、少なくともサービスのURLを自動配信メールに記載されることをおススメいたします!

2:サービスのホームページと、予約システムのつなぎこみがスムーズになっていますか?

本体サイトからの、予約の遷移を見直してみましょう。

本体サイトからの、予約の遷移を見直してみましょう。


例えば、
●全国展開の保険ショップの来店相談予約をしようとして、本体サイトで近隣の店舗ページに着地→予約しようとしたら、予約フォーム側で再度店舗を選択、、、
●洋菓子、和菓子、パン、、さらに、講師A、講師B、講師C、、と、多種多様なイベントが開催されている料理教室。本体サイトで興味のあるイベントを発見→予約!と思ったら、予約サイトで再度レッスンカテゴリや担当を選択、、
これでは、ユーザーにとっては手間になってしまい、離脱の要因になる可能性が高いです。
ChoiceRESERVEでは、それらを選択した状態のURLを管理画面で作成することができますので、しっかりご活用いただき、あとは御社のサービスサイトにつないでいただければ、簡単に予約の遷移をスムーズに設計することができます!

3:スタッフごとに、管理者IDを割り振っていますか?
セキュリティを気にされる企業様が非常に多いのですが、導入時のセキュリティチェックを終えてしまうと、運用面では意外と脇が甘くなってしまうケースが多いようです。
特に活用が少ないのがサブ管理者といって、スタッフ毎に権限を定めたログインIDを付与することができる機能です。これをしっかりご活用いただけると、何か管理画面上で操作ミスがあった場合に「管理者ログ」で原因を探し出すことができたり、アルバイトスタッフの退職後にも予約の管理画面にログインされてしまう、、といったうっかりでは済まされないようなミスの確率を抑えることができます。他にも、お客様のセキュリティポリシーに応じた機能を選べるようになっておりますので、今一度管理者とIDの運用を見直されてみてはいかがでしょうか?

『予約管理の課題』について、ワークショップを行いました!

予約管理システム ワークショップの様子
参加者の皆様には、4つのテーブルに分かれていただき、各テーブルに1人ずつリザーブリンクの社員がファシリテーターとしてお付きいたしました。

(1)予約管理の課題を思いつくだけポストイットに書き出し。
(2)書かれた内容をテーブルごとに共有
(3)全体で発表し共有

予約に関する課題やお悩みをテーブルごとに共有いただくと、予想以上に議論が白熱。
「あ、それおんなじ課題ですね。」と共通点が見つかったり、「うちの場合はこうなんです。」という微妙な運用の違いが見つかったり、「あ、それうちでも試してみよう」といった気づきにも繋がっていたようです。
必要に応じて、リザーブリンクの社員からは「それでしたら、団体予約の設定で大人と子どもを設定いただければ、解決しそうですね。」「それですと、ちょうど次のバージョンアップで実装される可能性が高いです。」「その場合は、けっこうレアなケースかと思いますので、こういった運用でカバーしていただくのはいかがでしょうか?」といったように、全ての疑問にはお答えできなかったかもしれませんが、各お悩みに対してある程度の解決の方向性をお伝えさせていただくことができたのではないかと思います。
予約管理システムChoiceRESERVEワークショップ1712

セミナー参加者の声

拙い点もあったかと思いますが、とても暖かいお言葉を頂戴いたしました。

・使っていない機能を知ることができた&早速使ってみたいと思った。
・早速メールの文面は見直してみようと思います!
・課題や要望に耳を傾けていただき、誠にありがとうございました。
・今回のようなセミナーをもっとやってほしい。
・他社の使い方を知ることができてよかった。
・職種業種・用途は違えど、他社で予約管理に携わっている方と交流できたのはとてもいい機会だった。
・自社では見えない課題が発見できた。
・おかげさまで、改善に向けてのヒントが見えた気がします。
・リザーブリンクさんのお人柄が感じられてよかった。

おわりに

普段は、お電話とメールでお客様から大変多くのご相談を頂戴し、日々サービス開発・改善を進めておりますが、今回はお客様と直接対話し、またお客様同士がディスカッションすることで、ちょっとしたニュアンス、お困りごとの背景、サービスの方向性・空気感を共有することができました。今後も、こういった機会をご用意できればと思います。
まだChoiceRESERVEをご利用されたことのない方も、ChoiceRESERVEをご利用中の方も、予約のことはぜひお気軽にご相談ください

予約システム 相談会

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